Automatiseren van verkooporderbeheer
Nadat verkooporders geautomatiseerd verwerkt zijn, dienen verkooporders beheerd te worden om tot een betrouwbare uitlevering te komen.
Effectief verkooporderbeheer vergt de nodige tijd en aandacht en veel van deze werkzaamheden hebben een repeterend karakter met daarnaast de nodige dynamiek. De terugkerende werkzaamheden worden aangestuurd door continue statusveranderingen in bijvoorbeeld beschikbare voorraden, inkooporderbevestigingen, planning assemblage, betaalstatus en ruimte in de kredietfaciliteiten.
Communicatie over de levertijden van verkooporders naar de klant is belangrijk. Via orderbevestigingen, herbevestigingen, aanmelden van voorontvangsten en track & trace codes worden klanten geïnformeerd. De informatieverstrekking over order- en leverstatus loopt via traditionele communicatiekanalen, EDI-netwerken, direct naar systemen of via webshops en online 'mijn omgevingen'.
Met behulp van het Dovetail integratieplatform hebben we de laatste jaren meerdere, kleine en grote, oplossingen ontwikkeld waarbij we herhalende taken, data- en procesverwerkingen en informatievoorziening binnen het proces van verkooporderbeheer op verschillende (deel)onderdelen hebben gedigitaliseerd en geautomatiseerd.
Hieronder een overzicht van de verschillende businesscases.
Automatisch verwerken van (aan)betalingen op openstaande verkooporders en verkoopfacturen
Deze geïntegreerde oplossing werkt op verschillende deelprocessen met uiteindelijk in grote lijnen een tweetal voordelen; ontvangen betalingen automatisch matchen met openstaande verkooporders (aan-/vooruitbetaling) of verkoopfacturen (debiteur-/kredietbeheer) en daarmee verkooporders op basis van een actuele betaal- en kredietstatus sneller en geautomatiseerd uitleveren.
De businesscases op de deelprocessen:
- Integreren van een link op het aanmaning en openstaande post document naar de desbetreffende verkoopfactuur;
- Integreren van betaallink op uitgaand document (orderbevestiging, verkoopfactuur, aanmaning, openstaande posten overzicht), waarbij de klant direct en veilig online kan betalen en de ontvangen betaling direct gematcht wordt in het financieel systeem;
- Integreren van betaallink op pro-forma factuur voor klanten die moeten aan- of vooruitbetalen, geïntegreerd met de Mollie betaaldienst;
- Rabobank koppeling (niet PSD2 maar via API) om gepland en geautomatiseerd banktransacties in het het financieel systeem te laden en automatisch te matchen met de openstaande post.
Verkooporders kunnen met deze geïntegreerde oplossingen op basis van actuele ruimte in de kredietfaciliteiten geautomatiseerd uitgeleverd worden.
Naast meer betrouwbaarheid in de uitlevering van goederen ontstaat er ook veel minder onnodige communicatie en afstemming tussen de verkoop en financiële afdeling.
Verkooporder- en leverstatus integreren naar webshops
We hebben verkooporder- en leverstatus vanuit het ERP-systeem geïntegreerd naar verschillende e-commerce platformen zoals CloudSuite, Magento en Shopware. De informatievoorziening wordt meestal getoond via een afgeschermde 'mijn omgeving'.
Te denken valt aan:
- Orderbevestigingen;
- Backorderstatus en overzicht openstaande verkooporders;
- Track & trace codes of andere informatie rondom de verzending;
- Overzicht afgehandelde verkooporders en verkoopfacturen.
Deze verschillende integraties zorgen ervoor dat klanten veel meer self-service mogelijkheden geboden krijgen in de verkooporder- en leverstatus en daardoor wordt de verkoopbinnendienst ontlast.
"Bij het realiseren van automatiseringsoplossingen voor de groothandel is juist op het snijvlak van technologie en bedrijfsprocessen het verschil te maken. Ik ben geïnteresseerd in de vraag achter de vraag en verbind deze graag met de mogelijkheden die technologie kan bieden. Mijn favoriete werkterrein is waarbij ik mijn handigheid met technologie kan verbinden met de kennis over bedrijfsprocessen. Tezamen zorgt het voor de juiste ingrediënten om stappen te zetten naar een succesvolle digitale groothandel."
"Belangrijke zaken zijn niet urgent en urgente zaken zijn onbelangrijk, dit is voor veel organisaties herkenbaar. Iedereen is veelal druk met dagelijkse urgente werkzaamheden. Hierdoor ontstaat er een inefficiënte organisatie. Het is mijn uitdaging om groothandels en haar processen te optimaliseren zodat er een schaalbare en efficiënte organisatie ontstaat. Hierdoor kun je als bedrijf bezig zijn met activiteiten welke daadwerkelijk waarde toevoegen."