Digitaliseren en automatiseren van verwerkingsproces

Ondanks vergaande digitalisatie, de opkomst van e-commerce en een verminderd gebruik van het faxapparaat hebben bedrijven nog steeds te maken met een aanzienlijke documentenstroom.

De inkomende stroom van ‘digitaal papier’, zoals pdf’s in e-mailberichten, betekent voor medewerkers een behoorlijke berg handmatig werk. Het gaat vaak om duizenden documenten per jaar die één voor één manueel verwerkt moeten worden in de backofficesystemen. Snelheid van handelen en foutloos werken zijn twee vereisten voor het behouden van klantentevredenheid.

We hebben een intelligente integratieconnector tussen de verkoop@-mailbox en KCS Wholesale gerealiseerd. Een technologie die PDF-verkooporders digitaliseert en automatisch verwerkt in het ERP. Deze case gaat over hoe een groothandel met deze integratieoplossing tijdsbesparing verwezenlijkt in de orderverwerking en de vrijgekomen tijd nu beter kan besteden.

De oplossing wordt geboden door het Dovetail data-integratieplatform in combinatie met de Docparser cloud scan-en-herkenoplossing. Hieronder kun je de case downloaden en daarna op je gemak lezen.

Na deze succesvolle implementatie hebben we deze oplossing verder ontwikkeld en bij al meer dan 25 groothandels geïmplementeerd.

De ontwikkelingen hebben geleid tot een integratiemodule voor de automatische verwerking van verkooporders die alle benodigde intelligentie en variabele aansturing in zich om binnenkomende verkooporders volledig digitaal en geautomatiseerd in het ERP-transactiesysteem te verwerken.

(Semi)handmatige verwerking door een verkoopbinnendienst of customerserviceafdeling is daarmee overbodig geworden.

Vanaf elke bron; een mailbox, bestandsmap of rechtstreeks vanuit een applicatie zoals een webshop of marktplatform, kan een verkooporder in elk gewenst digitaal formaat zoals: PDF, XML, CSV, EDIFACT, JSON, etcetera door de integratiemodule verwerkt worden. 

Meldingen worden aan de verkoopbinnendienst/medewerker gemaild. Informatie rondom de verwerking worden getoond in taak- en dashboardoverzichten of in een ‘Digital Control Tower’.