Levertijdbewaking van inkoop tot ontvangst

WCG is een adviseur en consultancy dienstverlener die de bedrijfsvraagstukken vanuit strategie en bedrijfsprocessen aanvliegt. Ondanks dat we veel gebruik maken van IT-technologie zijn we geen traditionele IT-capaciteitsleverancier. De inzet van technologie maakt het mogelijk om te digitaliseren en automatiseren maar zonder dit integraal te verbinden met de bedrijfsprocessen en organisatieaanpassingen halen organisaties vaak onvoldoende waarde uit deze investeringen.

Zo kan een vraagstuk beginnen met: 'Een aantal van onze leveranciers wil met behulp van EDI met ons communiceren, hebben jullie een oplossing?' De vraag-achter-de-vraag gaat echter veel verder dan alleen de digitale verbinding met EDI. Het digitaliseren met EDI geeft namelijk een ongekend verbeterpotentieel naar achterliggende bedrijfsprocessen.

Zo creëerde we de business case levertijdbewaking van inkoop tot ontvangst en verbeterde de leverbetrouwbaarheid naar de verkoopzijde.

De bijgevoegde business case beschrijft de toegepaste digitalisering van het inkoopproces bij Elesa+Ganter B.V. en de wijze waarop er door Elesa+Ganter op uitzonderingen wordt geacteerd.

Elesa+Ganter heeft als doel zoveel mogelijk backoffice processen te digitaliseren om zodoende maximaal tijd beschikbaar te hebben om klanten te adviseren en kennis van toepassingen te delen.

Elesa+Ganter levert een assortiment van ruim 60.000 artikelen voor machinebouwers. Het gaat hierbij om relatief veel kleine bestellingen bij een grote hoeveelheid klanten waarbij de communicatie van levertijden naar de klant van groot belang is in het proces van de afnemers van Elesa+Ganter. Omdat 50% klantordergestuurd wordt besteld is de communicatie arbeidsintensief en foutgevoelig.

De business had dan ook als doelen om:

• De betrouwbaarheid rondom levertijden en beschikbaarheid voorraad vergroten;
• Kwalitatief betere data te verkrijgen rondom de performance van leveranciers / verladers;
• Het proces efficiënter uit te voeren door te sturen op uitzonderingen.

De doelen zijn gerealiseerd door:

• Het digitaliseren van de inkooporderbevestigingen middels EDI;
• Het digitaliseren van de voorontvangsten middels het vertalen van een PDF-pakbon naar een EDI-vooraanmelding;
• Via de query builder en tegels de fouten in het proces zichtbaar te maken.

Indien de kwaliteit van levertijden van belang is en er ook een redelijk volume is aan inkooptransacties is de business case over het algemeen snel gemaakt. Wij delen graag onze kennis hierover.