Automatiseer PDF-inkoopfactuurverwerking zonder extra applicatie

Voor groothandels die het verwerkingsproces van inkoopfacturen willen automatiseren maar minder behoefte hebben aan uitgebreide functies in separate applicaties rondom workflow, autoriseren en archiveren, hebben we met Dovetail een oplossing rechtstreeks naar KCS Wholesale gerealiseerd. Deze oplossing koppelt met KCS Wholesale en maakt gebruik van de module Invoice Manager voor het boeken, fiatteren, opslaan van de PDF-inkoopfactuur en matchen.

We verwachten de komende periode deze oplossing i.p.v. de module Invoice Manager ook met de REST-API Financieel te kunnen realiseren.

Scannen & herkennen met Docparser

De inkoopfacturen scannen en herkennen we met behulp van de Docparser oplossing. Zoals we dit ook al veelvuldig en beproefd doen voor PDF-verkooporderverwerking, -inkooporderbevestigingen en voorontvangsten. Op basis van het e-mailadres/organisatie van de ontvangen inkoopfactuur in de desbetreffende mailbox kunnen we de match maken met de crediteur(gegevens). Aan de crediteur is een scan layout gekoppeld die de verschillende onderdelen van de inkoopfactuur scant en mapt naar een XML-bestand. Dit digitale bestand heeft dan de gebruikelijk informatie opgenomen, zoals:

  • Crediteurinformatie
  • Factuurbedrag
  • BTW-bedrag (geen, 9% of 21%)
  • Goederenbedrag
  • Kostenbedrag
  • De goederenregels
  • Binnenland of buitenlandse inkoopfactuur (BTW verlegd)

Daarnaast wordt bij het scannen en verrijken van het digitale bestand o.a. de volgend inhoud toegevoegd:

  • Omschrijving/referentie
  • (Betaal)kenmerk
  • Dagboek
  • Boekjaar
  • Periode
  • Betalingsconditie
  • Betalingsdatum
  • Fiatteringsprofiel en -medewerkers

De laatste zaken kunnen ook a.d.h.v. defaults uit KCS Wholesale bepaald worden.

KCS Wholesale Invoice Manager

Het complete digitale bestand wordt via de Invoice Manager module in KCS Wholesale geboekt, waarbij het fiatteringsrouteprofiel wordt gekoppeld en de oorspronkelijke PDF-inkoopfactuur in KCS Wholesale wordt opgeslagen.

Boeken van kosten- en goederenfacturen

We kunnen zowel kosten- als goederenfacturen verwerken. Bij kostenfacturen kunnen we de inkoopfactuur op basis van de vastgelegde gegevens bij de crediteur op het juiste grootboek, kostenplaats en kostendrager boeken. Maar er kan ook gewerkt worden met de gescande omschrijving op de inkoopfactuur(regel), zoals bijvoorbeeld met het woord 'telefonie' waarbij de kostenfactuur(regel) op de telefoonkosten grootboekrekening geboekt wordt.

Matching met goederenontvangst

De volgende stap in deze oplossing is de matching van de goederenfactuur met de goederenontvangt. De regels worden gescand en in de uitwisseling meegenomen. Daarna is er de matching met de goederenontvangst.

De hierboven beschreven oplossing is nu bij meerdere klantrelaties actief. De komende periode wordt de automatische verwerking van PDF-inkoopfacturen bij nog meer klantrelaties uitgerold. Met deze oplossingen hebben we voor de goederenfacturen ook de laatste stap gerealiseerd door de inkoopfactuur(regels) te matchen met de goederenontvangst(regels).

Ben Fousert
Ben Fousert
Fysieke distributie & voorraadbeheer

"Met een specialisme in voorraadbeheer en fysieke distributie heb ik een stevig fundament aan kennis en ervaring in groothandelsprocessen opgebouwd. Daarnaast heb ik praktijkervaring opgebouwd in EDI-communicatie en het gebruik van de integratieconnectoren in samenwerking met partners van Kerridge Commercial Systems zoals Actemium paperless warehousing en Transsmart verzendsoftware oplossingen."