Doe je bijvoorbeeld zaken via Bol.com of andere platformen, maar ook bij grote franchisenemers of inkoopcombinaties, dan wordt de financiële afdeling vaak belast met het handmatig verwerken van de betaalspecificaties met de binnenkomende betalingen. Bij een laag volume is dit handmatig controleren en matchen te doen. Gaat de business via marktportalen of grote afnemers in een stroomversnelling komen dan krijg je behoefte dit proces met minder inspanning te verwerken.
De case
Ben je bijvoorbeeld verkoper via Bol.com dan ontvang je maandelijks een alles-in-één PDF-factuur met inkomsten en uitgaven plus een Excel-betaalspecificatie per product in je verkoopaccount.
De Excel-betaalspecificatie wordt door medewerkers van de financiële afdeling gebruikt om de Bol.com-verkoopfacturen handmatig af te stemmen met de maandelijkse betaling. Als de maandelijkse verkopen via Bol.com oplopen wordt de afstemming van de maandelijkse betaling al snel een flinke klus.
In KCS Wholesale is de module telebankieren beschikbaar waarmee bankafschriften ingelezen kunnen worden en betalingen automatisch gematcht kunnen worden met openstaande facturen.
De digitale groothandel heeft een oplossing ontwikkeld waarmee we de betaalspecificatie die wordt gedownload vanuit de Bol.com-verkoopaccount ingelezen kan worden in het programma telebankieren. Via het Dovetail integratieplatform wordt de Bol.com-betaalspecificatie omgezet naar (in dit geval een) CAMT-053 formaat. Dit bestand kan vervolgens als bankafschrift worden ingelezen in Agresso Wholesale.
Op deze manier kan gebruik gemaakt worden van de automatische matching functionaliteit in Unit4 Telebankieren en worden de Bol.com-facturen automatisch (op Bol.com order-/factuurniveau) afgestemd met de maandelijkse verzamelbetaling. Dit bespaart medewerkers op de financiële afdeling veel handmatig afstem- en uitzoekwerk.
Breder toe te passen
Deze aanpak kan uiteraard ook toegepast worden bij binnenkomende betalingen en betaalspecificaties van franchisegevers, inkoopcombinaties of elke grote afnemer die op deze wijze zijn betalingen en specificaties wil afhandelen.
“Door globalisering en de dynamische omstandigheden in de wereld, dient je groothandel continue te blijven anticiperen. De totale toeleveringsketen is tegenwoordig zo enorm verweven dat het een uitdaging is om goede aansluiting te blijven houden tussen aanbod en de marktvraag.
Wil je zelfverzekerd te toekomst in, dan is het belangrijk om samen te kijken of je bedrijfsmodel en strategie eigenlijk wel goed genoeg aansluit op je huidige processen. Zijn deze processen eigenlijk wel relevant of efficiënt en wat is er nodig om je processen wél optimaal te laten lopen. Operationele excellentie betekent niet alleen omzetgroei of kostenbesparing maar ook een optimaal gebruik van werkkapitaal, tevreden klanten en verbeterde kasstromen.
Procesoptimalisatie is zoveel meer dan alleen ‘IT’, het behelst ook verandering binnen de organisatie en het raakt mensen. Met mijn jarenlange ervaring als business consultant op diverse domeinen en een achtergrond in bedrijfskunde, help ik je graag bij deze uitdagingen!”